Ausschreibung: Veranstaltungsmanagementsystem - DE-Dortmund Softwarepaket und Informationssysteme IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung Dokument Nr...: 903724-2024 (ID: 2024042507402935745) Veröffentlicht: 25.04.2024 * Veranstaltungsmanagementsystem 2024-070: Veranstaltungsmanagementsystem 17.04.2024 UVGO Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb CSX 22 - Bekanntmachung geplante Vergabe Seite 1/2 17.04.2024 12:13 Uhr - VMS 11.3.0.0411 2009 - 2024 cosinex GmbH Bekanntmachung einer geplanten Vergabe Art der Ex-ante-Bekanntmachung Art der Ex-ante- Bekanntmachung Binnenmarktrelevanz Verfahrensart Verhandlungsvergabe (formal) / UVgO Auftraggeber Bezeichnung Technische Universität Dortmund Postanschrift Wilhelm-Dilthey-Straße 2 PLZ 44227 Ort Dortmund Land DE UST.-ID DE 811 258 273 Kontaktstelle Zu Händen von Telefon Fax +49 231755-5224 E-Mail beschaffung@tu-dortmund.de Hauptadresse (URL) http://www.tu-dortmund.de Leistungsbeschreibung Art und Umfang der Leistung Gegenstand der Ausschreibung ist ein Veranstaltungsmanagementsystem (VMS) mit dem das Weiterbildungsangebot erstellt und auf den TU-Internetseiten eingebunden, bzw. an die TU-Internetseiten angebunden werden kann. Zudem soll das System eine Online-Anmeldung ermöglichen und zur Verwaltung aller Datensätze, die im Zusammenhang mit Weiterbildungsmaßnahmen stehen, eingesetzt werden. Das bisher genutzte System soll abgelöst werden, existierende Daten müssen in das neue System migriert werden. Der Anbieter soll das VMS und die folgenden Dienstleistungen anbieten: - Bereitstellung der VMS-Software als cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS) oder On-Premises-Lösung (Hosting ITMC) - Onboarding inkl. Einrichten der Online-Seiten inkl. Anmeldeformulare, der Workflows mit den erforderlichen Mail-Vorlagen sowie Umsetzung des Rechte- Rollen-Konzepts - End User Training für die Mitarbeitenden des zhb (WB & HD) sowie für die fachlichen und technischen Administratoren - Pflege und weiterer Support für das VMS Die Gesamtkosten der Leistung sollten 75.630 netto bzw. 90.000 EUR brutto nicht überschreiten. Die Umsetzung des gemeinsamen Projektes soll zeitnah beginnen. Der Go- Live des VMS soll spätestens 6 Monate nach Auftragsvergabe an den Anbieter erfolgen. Interessierte Bieter reichen bitte Referenzen gem. der folgenden Vorgabe per EMail an "beschaffung@tu-dortmund.de" ein: Das am Verfahren interessierte Unternehmen kann Erfahrungen in der Einführung von Software-Lösungen und Projektdurchführung im Hochschulbereich oder in der Erwachsenenbildung nachweisen.Als Nachweis sind 3 Referenzen aus den letzten 5 Jahren einzureichen, in Art und Umfang vergleichbar mit dem vorliegenden Projekt. Der Auftraggeber behält sich vor die Referenzen zu prüfen. Nach Ablauf der Angebotsfrist sollen Verhandlungsgespräche stattfinden. Nach dem Ende der ersten Angebotsfrist erfolgt eine erste Prüfung auf Grundlage der eingereichten Angebote. Es werden alle Bieter, die fristgerecht ein gültiges 2024-070: Veranstaltungsmanagementsystem 17.04.2024 UVGO Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb CSX 22 - Bekanntmachung geplante Vergabe Seite 2/2 17.04.2024 12:13 Uhr - VMS 11.3.0.0411 2009 - 2024 cosinex GmbH Angebot eingereicht haben, zur Konzeptvorstellung und Verhandlung eingeladen. Im Rahmen dieser Gespräche stellen in Frage kommende Auftragnehmer (Unternehmen) ihr geplantes Konzept für ihr Veranstaltungsmanagementsystem vor. Hierauf folgt die zweite Angebotsaufforderung (anhand der ggf. nachgebesserten Leistungsbeschreibung), damit die Bieter die Gelegenheit haben, ihr Angebot zu aktualisieren. Anschließend erfolgt die endgültige Bewertung, Beauftragung und EVB- IT-Vertragsabschluss. Dabei behält sich die TU Dortmund vor, nach dem ersten Verhandlungstermin direkt die endgültige Bewertung vorzunehmen und den Auftrag zu vergeben, ohne weitere Verhandlungen zu führen. Außerdem kann es mehr als eine Verhandlungsrunde und Konzeptvorstellung und analog weitere Angebotsphasen benötigen, bis zur endgültigen Bewertung und Verfahrensabschluss. Zeitplan der Verhandlung: Ab dem 20.06.2024 finden die Verhandlungsgespräche digital statt, Uhrzeit nach individueller Absprache mit Anbieter*in. Ort der Verhandlung: Bevorzugt digital via Zoom (Zoom-Link wird bereitgestellt) Umfang: max. 7 Stunden (Konzeptpräsentation / Fragerunde / inklusive Mittagspause). Zeitraum der Leistungserbringung Die Umsetzung des gemeinsamen Projektes soll zeitnah beginnen. Der Go- Live des VMS soll spätestens 6 Monate nach Auftragsvergabe an den Anbieter erfolgen. Das System soll voraussichtlich zunächst für 5 Jahre genutzt werden. In dieser Zeit sind Support und Updates für das jeweilige System mit anzubieten. Leistungsort Bezeichnung Technische Universität Dortmund Postanschrift PLZ 44227 Ort Dortmund Ergänzende / Abweichende Angaben zum Leistungsort Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/vmp-nrw/2024/04/196060.html Data Acquisition via: p8000000 -------------------------------------------------------------------------------- Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for: The Office for Official Publications of the European Communities The Federal Office of Foreign Trade Information Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de